昆明理工大学津桥学院举办国际会议管理暂行办法

    “国际会议”是指由多个国家和地区的人员参加、就学术专题或其它专题进行深入探讨和研究的会议。国际会议的主办和承办有一套严格和规范的报批程序。为促进学校国际交流与合作，规范学校外事管理，根据上级有关政策法规，特制定本办法。

    一、总则

㈠、国际交流中心为学校国际会议的归口管理部门，学校所有国际会议须报经学校领导同意后，由国际交流中心拟文上报相关上级主管部门批准。各二级学院及行政部门不能自行做主、自行邀请、自行召开国际会议。

㈡、为促进学校的国际交流与合作，鼓励学校各二级学院及行政部门按规定举办各类有利于促进学校发展的国际会议。

㈢、各类国际会议要从政治上权衡利弊，从严掌握。要明确合作单位背景及意图。损害国家利益、对我国不利的国际会议应坚决拒绝。如确有必要邀请台湾学者参加，需由国际交流中心拟文报省教育厅、省台湾事务办公室同意。台湾代表只能以“中国台湾”或“中国台北”某单位代表的身份与会，会议上不能出现任何可能造成“两个中国”或“一中一台”问题的提法。

㈣、一般情况下，我方不主动邀请外国政府官员、外交官员和军队代表参加会议。如确有必要邀请，至少要在会前半年由国际交流中心拟文经省教育厅，上报省外事办公室审批，申请获准后才能向拟邀请的上述代表发出正式邀请。

    二、会议的报批

㈠、拟主办或承办国际会议的学校二级学院及行政部门，需提前半年以上（境外参会人员达150人以上的大型会议需提前一年）向国际交流中心提交申请书，具体如下:

1.  正文

1)   国际会议的中英文名称。

2)  主办单位和承办单位的名称。若主办或承办单位有外方参与，需注明英文名称。

主办单位：指制定国际会议的举办方案或计划，负责组织实施、财务管理等重要工作并能够承担举办国际会议民事责任的法人单位（团体）。 承办单位：指接受主办单位委托，负责国际会议的 具体业务操作的单位。

3)  国际会议的议题、主要内容及必要性的说明这是请示中最重要的部分，须说明举办国际会议的必要性以及将产生的效果、成果等。

4)  举办国际会议的具体时间、地点、会期（天数）。

5)  如计划邀请省领导出席会议，需注明另文报批。

6)  会议人数。包括会议总人数和国外代表人数、国别。如邀请国外部长以上高级官员、国外新闻记者等须予以说明。

7)  经费。说明经费来源及使用预算。

8)  国际会议主办单位、承办单位的联系人，联系方式（包括电话、传真、电子邮件等）。

2.  附件

1)   中外人员名单。

2)   会议日程。

3)   若会议为联合举办，需提供合办方简介、合办方 同意函等

㈡、国际会议申请书需经申请二级学院及行政部门主要负责人签字同意并加盖部门公章，连同会议有关背景材料报国际交流中心，由国际交流中心报学校领导审批后经省教育厅向省政府相关部门报批。

㈢、申请二级学院及行政部门要在获得省政府相关部门同意举办会议的正式批文后，才能向参会代表发会议邀请函。国际交流中心根据会议需要协助申请二级学院及行政部门向省外事办公室申请办理“被授权单位签证通知表”，以便有关境外代表申请我国签证。

三、会议的组织和接待工作

㈠、申请二级学院及行政部门须明确相应人员，设立会务组负责会议的筹备及组织工作；同时明确专人作为代表与国际交流中心联系，国际交流中心协助办理有关涉外手续。

㈡、申请二级学院及行政部门须明确会议主、承办及协办单位各自承担的职责、任务、经费分担情况及保证联络渠道畅通。

㈢、申请二级学院及行政部门须做好会议相关预算，落实会议资金。厉行节约，以会养会；禁止以赢利为目的举办国际会议。会议经费的管理须符合学校有关财务管理的要求。

㈣、申请二级学院及行政部门须组织及时、规范、准确地向国内外与会代表发出参会邀请。

㈤、拟到会的境外国专家、学者名单基本确定后，申请学校（部门）应及时将境外来宾名单及相应背景材料交国际交流中心。

㈥、接待中注意涉外礼仪和不同国家的特殊风俗，以热情礼貌、务实得体为原则，注意礼宾工作中具有的政治性、政策性和策略性。

㈦、认真做好会议和与会代表的安全保障及涉秘信息的保密工作。

    四、总结存档

㈠、会议举办二级学院及行政部门应在会议结束后1个月以内向国际交流中心交一套完整的会议资料及1份会议总结。总结内容应包括会议名称、时间、地点、主题、主办单位、承办单位、会议组织机构及负责人，与会中、外宾实到人数，收到中外论文数量；对会议学术水平的评价，会议主要成绩；会议论文集的出版情况等。

㈡、由国际交流中心将国际会议的资料及总结立卷存档并按要求向上级部门提交会议总结。

    五、执行

本办法自发布之日起执行，国际交流中心负责解释。本办法中若有与今后有关上级新发布的政策规定不符之处，以上级政策为准。